Jeder Freiberufler, Selbstständige und Gründer kennt das Thema Buchhaltung. Es ist wichtig als Kern jedes Unternehmens und sorgt für eine notwendige Übersicht der finanziellen Mittel, gleichzeitig graut vielen Firmeninhabern vor diesem doch eher trockenen Thema und man versucht die Aufgaben rund um die Buchhaltung aufzuschieben oder aber an Dritte abzugeben, sodass man sich auf das eigentliche Kerngeschäft fokussieren kann.

Auch wenn Firmenkreditkarten bereits eine integrierte Abrechnung haben, bspw. PDF-Dokumente zur Verfügung stellen oder Schnittstellen zu Abrechnungssoftware bieten und somit die Buchhaltung digitalisieren und vereinfachen, so ist eine Buchhaltungssoftware noch einmal ein Schritt, der das Leben deutlich vereinfacht. Die Rechnungen, welche monatlich einlaufen oder als Ausgangsrechnungen gestellt werden, müssen spätestens einmal im Jahr dem Steuerberater übergeben werden (bspw. bei einer UG als Kleinunternehmer), pro Monat bspw. vierteljährlich vorliegen, um gebucht und verrechnet zu werden. Dieser Prozess der Belegverwaltung bedeutet häufig manuellen Aufwand und Zeitaufwand, den man mit durch eine automatisierte Buchhaltung verbessern kann, wenn man die passende Software in der Buchhaltung dafür einsetzt.

Durch die Automatisierung erhält man nicht nur einmal im Jahr einen Überblick in der Einnahmen Überschuss Rechnung, sondern kann täglich beobachten, wie sich der Cash-Flow entwickelt und welche Bereiche des Unternehmen zum Erfolg beitragen.

Wie funktioniert eine digitalisierte Buchhaltung?

Früher häufig per Hand nachgeprüft und gecheckt, heute wird durch moderne Software bereits Vieles erleichtert

Für viele Unternehmer und Firmeninhaber ist die Buchhaltung mit dem Begriff Papierkram verbunden, da die Rechnungen noch per Post zugeschickt oder verschickt werden. Quitttungen, Belege und Eingangsrechnungen werden also häufig in der Übergangsphase eingescannt oder abfotografiert und somit digital erfasst. Eine Texterkennung (OCR) erkennt bei der Erfassung die Rechnungsdaten und extrahiert die wichtigsten Kennzahlen wie bspw. das Datum, ob es sich um eine Gutschrift, Eingangsrechnung oder Ausgangsrechnung handelt und den Rechnungsbetrag inklusive Steuern. Hierfür gibt es Software, wie bspw. den Buchhaltungsbutler, Fastbill, SevDesk oder GetMyInvoices, die Apps bereitstellen um das Abscannen zu erleichtern, Schnittstellen zu anderen Systemen wie bspw. Lexoffice bieten und bspw. ein E-Mail Postfach um digitale Rechnungen automatisch zu empfangen und diese zu verarbeiten.

Die Belegerkennung ist hierbei nicht immer 100%ig korrekt, sodass ein Nachbearbeiten der Transaktionen erforderlich ist, bspw. bei ausländischen Rechnungen mit anderem Datumsformat oder aber Rechnungen mit Reverse-Charge Verfahren bei der Steuer, der Großteil der Eingaben kann jedoch so durch die Automtisierung erleichtert werden.

Vorarbeit für die Buchhaltung vereinfachen

Unabhängig davon ob man die Buchhaltung selber bucht oder einen Steuerberater für die Abrechnung nutzt, so ist die Vorarbeit der Buchhaltung häufig ein recht zeitaufwändiges Unterfangen. Viele Gründer, Selbständige und Unternehmer kennen es: Mindestens einmal im Monat logt man sich in verschiedene Online Portalen ein, um die Rechnungen, Quittungen, Belege und Gutschriften einzusehen und herunterzuladen. Diese Vorarbeit kann man vereinfachen, so bieten Fastbill, SevDesk und GetMyInvoices bspw. eine Lösung, welche sich in die einzelnen Portale einloggt und die Rechnungen automatisch abholt.

Dies bedeutet eine Zeitersparnis, da man mit der Software einen Punkt hat, bei der alle Rechnungen gesammelt werden. Auch eine Synchronisation mit Drittsystemen bspw. der Buchhaltungssysteme des Steuerberaters sind möglich. Die Belegerfassung wird somit zum Kinderspiel, ohne nun dafür große Buchhaltungskenntnisse zu benötigen.

Die Firmenkreditkarte und das Geschäftskonto in die Buchhaltung integrieren

Wenn man bei der Digitalisierung der Buchhaltung konsequent sein möchte, so ist die Vorarbeit, also das Sammeln von Rechnungen digital und abschaffen vom Papierkram nur ein erster Schritt. Der Buchhalter hat hierbei häufig noch die Aufgabe, die einzelnen Buchungen auf dem Geschäftskonto in die jeweiligen Geschäftsvorfälle zu kategorisieren und den Belegen zuzuordnen. Fehlt ein Beleg zu einer Buchung, so muss diese mühselig angefordert und nachgereicht werden, so ist es nicht verwunderlich, dass immer mehr Geschäftskonto Anbieter wie bspw. Holvi, Penta , bunq oder Kontist Schnittstellen im Online Banking bieten um gleichzeitig die Belege und Rechnungen mit den Buchungen auf dem Konto zu verbinden. Dadurch hat man eine Synchronisation der Rechnungen und erleichtert die Finanzbuchhaltung enorm.

Dies gilt ebenfalls für Firmenkreditkarten, bspw. kann man American Express direkt mit dem Online Portal an die Rechnungssoftware GetMyInvoices verbinden. Geschäftskonten mit Kreditkarten, bei denen die Umsätze direkt mit dem Konto verbucht werden (Debit Firmenkreditkarten) werden durch eine Anbindung des Kontos auch den jeweiligen Posten zugeordnet. Lästige Arbeiten mit den Finanzen gehören somit der Vergangenheit hat und das digitale Zeitalter hat im Unternehmen Einzug gehalten.


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Autor: Mietkaution Redaktion

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