Viele Unternehmen sind von den Vorteilen von Firmenkreditkarten überzeugt – kein Wunder, dass ihr Einsatz immer verbreiteter wird, zunehmend auch im Mittelstand. Jedes Unternehmen, dessen Mitarbeiter Dienstreisen unternehmen, können von Firmenkreditkarten profitieren.

Dabei kommen die damit verbundenen Vorteile sowohl dem Arbeitgeber als auch den Angestellten zugute. Mit einer Firmenkreditkarte können alle mit einer Dienstreise verbundenen Ausgaben bargeldlos bestritten werden. Das fängt schon bei der Buchung der Reise an: Hier kann entweder der Mitarbeiter selbst mit seiner corporate card im Internet Flüge, Bahnfahrten oder Hotelaufenthalte buchen oder aber, bei größeren Unternehmen, die Assistentin mit der Reisestellenkarte. Der Clou dabei ist bei vielen Kreditkarten, dass bei der Bezahlung sogar Rabatte gewährt werden: So können beispielsweise 10 % auf den Übernachtungspreis oder sogar 25 % auf den Mietpreis eines Leihwagens gespart werden! Darüber hinaus bieten einige Kreditkarten die Teilnahme an Bonusprogrammen als Zusatzleistung an: Mit jedem Umsatz der mit der Corporate Card getätigt wird, sammelt der Kunde Punkte für attraktive Prämien. Gutscheine oder sonstige Belohnungen werden von manchen Kreditkartenanbietern auch schon für den Vertragsabschluss eingeräumt – auf diese Weise können auch skeptische Kollegen vom Einsatz einer Firmenkreditkarte überzeugt werden.

Mit vielen Firmenkreditkarten können Mitarbeiter auch weitere Vergünstigungen in Anspruch nehmen: Reiseversicherungen zählen zu den ganz großen Vorteilen, die von vielen Kreditkartenunternehmen ohne Aufpreis zu den Corporate Cards bereit gestellt werden. Dabei umfassen viele nicht nur eine Versicherung des Reisegepäcks, sondern auch von Unfällen, die während einer Dienstreise geschehen können. Sehr sinnvoll können auch eine mit der Kreditkarte gewährte Reiserücktrittsversicherung sowie eine Zusatzversicherung für Mietwagen sein. Ebenfalls wird manchmal der Krankenrücktransport aus dem Ausland durch eine Versicherung über die Kreditkarte abgedeckt.

Für Arbeitgeber lässt sich mit einer Firmenkreditkarte wesentlich leichter Transparenz über die Reisekosten gewinnen als mit manuellen Abrechnungen und Bargelderstattungen an die Mitarbeiter. Es lässt sich ohne weiteres jederzeit mit einem Blick auf die Kreditkartenabrechnung ermitteln, wer wie viel Geld anlässlich einer Dienstreise ausgegeben hat. Auch die Buchhaltung freut sich über den Einsatz von Firmenkreditkarten, insbesondere wenn die Mitarbeiter verpflichtet werden, die Belege zu den einzelnen Buchungsposten auf der Kreditkartenabrechnung selbst zuzuordnen.

Hinsichtlich der Abrechnung der Kreditkarten bastanden lange Zeit zwei Möglichkeiten: Entweder wurden sie über ein laufendes Konto der Firmen direkt abgebucht oder aber sie wurden dem Privatkonto des Mitarbeiters belastet. Letzerer Fall ist seit der Neuregelung ab dem 09.12.2015 nicht mehr möglich. Bei deutschen Unternehmen am beliebtesten sind Visa- und Mastercard-Kreditkarten, aber auch American Express wird, insbesondere auf der Führungsebene, gerne eingesetzt.

Vorteile in der Buchhaltung bei Corporate Cards

Neben vielen anderen Vorteilen ist ein großer Vorteil von Firmenkreditkarten die Transparenz bei der Abrechnung von z.B. Geschäftsreisen. Ohne Firmenkreditkarte muss der Mitarbeiter meistens die Kosten vorstrecken und hinterher mühselig unter Vorlage sämtlicher Quittungen und sonstiger Belege bei der Kostenstelle für die Rückzahlung sorgen.

Zum einen ist dann der Mitarbeiter dafür verantwortlich, dass sein Konto immer ausreichend gedeckt ist und er muss so für die nötige Liquidität auf Geschäftsreisen sorgen. Wenn es dann in der Kostenstelle zu Verzögerungen in der Bearbeitung kommt, muss der Mitarbeiter unter Umständen längere Zeit auf die Rückzahlung warten.

Auch kann die Bearbeitung in der Kostenstelle durchaus kompliziert werden, wenn der entsprechende Mitarbeiter seine privaten Ausgaben nicht konsequent von den betrieblichen getrennt hat. Oder er hat seine Ausgaben nur unzureichend protokolliert, bzw. kann nicht alle Belege vorlegen. Wenn Sie nun mehrere Mitarbeiter im Außendienst haben und jeder legt der Kostenstelle nur eine Sammlung an Belegen vor, sodass die Kollegen in der Kostenstelle alles einzeln bearbeiten und abrechnen müssen, so entsteht ein erheblicher Arbeitsaufwand, bei dem auch die Kostenstellenmitarbeiter durchaus mal den Überblick verlieren können. Im Großen und Ganzen kann das sehr undurchsichtig werden.

Bei der Verwendung von Firmenkreditkarten schafft man somit erheblich mehr Transparenz. Zum einen muss kein Mitarbeiter mehr Kosten vorstrecken und im Nachhinein seine Kosten wieder begleichen, zum anderen haben auch die Buchhalter in Ihrem Unternehmen deutlich weniger Aufwand, die einzelnen Positionen abzurechnen. Für Sie als Chef ergibt sich aber auch noch der Vorteil der Kostenkontrolle, so können Sie jederzeit den Verfügungsrahmen anpassen. Auch erschließt sich aus einer detaillierten Kreditkartenabrechnung ein viel genaueres Bild über die Ausgaben Ihres Mitarbeiters auf Dienstreise.

Viele Kreditkartenanbieter bieten auch eine sehr übersichtliche und nachvollziehbare Übersicht über die getätigten Ausgaben, so kann man diese zum Beispiel sortiert nach Hotel, Gaststätten, Tankstellen etc auflisten lassen.

Für welche Unternehmen lohnen sich Firmenkreditkarten?

Kundenkontakte sind für jedes Unternehmen ein wichtiger, wenn nicht gar ein notwendiger Bestandteil. Das gilt für kleine Firmen genauso wie für Große und das gilt ganz besonders für solche Unternehmen, die ihre Waren über die regionalen Grenzen hinaus verkaufen. Damit es aber nicht bei den Stammkunden bleibt, müssen demzufolge auch neue Kunden gewonnen werden, wozu es unerlässlich ist, dass Mitarbeiter extra für diese Aquisetätigkeiten eingestellt werden und im Auftrag des Unternehmens neue Geschäftsbeziehungen knüpfen bzw. aufrechterhalten. Dass dabei auch Kosten auf die Firma zukommen, die über die üblichen Ausgaben für Fahrt und Unterkunft hinausgehen, versteht sich dabei von selbst. Neue Kunden lassen sich oftmals am besten gewinnen, wenn z.B. bei einem ausgiebigen Abendessen auch einmal über persönliche Dinge gesprochen wird.

Das alles kostet Geld, und die Kosten werden über das Unternehmen den Außendienstmitarbeitern bei ihren Geschäftsreisen erstattet. Oder die Firma überlässt dem Mitarbeiter eine Firmenkreditkarte, die so genannte Corporate Card, mit der dieser dann alle Ausgaben bargeldlos bezahlen kann und so lediglich die privaten Unkosten aus eigener Tasche zu leisten sind. Darüber hinaus ersetzt die Kreditkarte das für Firmen oftmals lästige Vorschusssystem, sorgt für eine bessere Übersicht der Reisekosten und erleichtert die nach Beendigung der Reise notwendige Abrechnung. Insofern lohnt sich eine Firmenkreditkarte auch bereits für kleinere Unternehmen.

Dabei wird bei den Firmenkreditkarten unterschieden zwischen den erwähnten Corporate Cards und den Reisestellenkarten, die von den Reisebüros ausgegeben werden und mit denen der Angestellte unkompliziert, d.h. bargeldlos seine Tickets bezahlen oder auch Mietwagen leihen kann. Sie ist also lediglich dazu da, die tatsächlichen Reisekosten bargeldlos zu begleichen, während die Corporate Card dazu dient, auch die über die eigentlichen Reisekosten hinausgehenden Ausgaben während einer Geschäftsreise damit zu begleichen. Experten empfehlen in dem Zusammenhang, dass Geschäftsreisende beide Firmenkreditkarten bei sich führen sollten, um die tatsächlichen Reisekosten von den vor Ort entrichteten Kosten zu trennen und so eine gewisse Transparenz eintreten zu lassen.

So kann als Fazit festgehalten werden, dass aufgrund dieser Vorteile eine Firmenkreditkarte quasi für jedes Unternehmen geeignet ist. Besonders zu empfehlen sind diese Karten aber für die Unternehmen, die international tätig sind und demzufolge auch eine entsprechend hohe Reiseintensität der Mitarbeiter notwendig ist. Für Kleinstbetriebe bzw. Firmen mit nur regionaler Präsens indes ist der Nutzen einer solchen Firmenkreditkarte eher minimal was aber nicht bedeutet, dass es für solche Betriebe keine Firmenkreditkarte gibt.

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Für welche Mitarbeiter eignen sich Firmenkreditkarten?

Bevor Sie für einen Mitarbeiter eine Firmenkreditkarte beantragen, sollten Sie sich genau überlegen ob sich eine Karte tatsächlich lohnt und wofür der Mitarbeiter die Karte benutzen würde. Ist ein Karteneinsatz nur selten zu erwarten, so übersteigen die Kosten für eine solche Karte wahrscheinlich die Vorteile die durch die Nutzung entstehen. Auch sollten Sie sich fragen wie vertrauenswürdig der Mitarbeiter ist, denn letztendlich haften Sie als Unternehmer für die finanziellen Belastungen der Karte.

Außerdem sollten Sie vorab überlegen welcher der häufigste Einsatzzweck der Karte ist. So gibt es Karten die vorrangig für Reisetätigkeiten ausgelegt sind. Diese eignen sich dann am besten für Mitarbeiter die viel im Außendienst und auf Geschäftsreisen unterwegs sind. Hier warten dann unter Umständen Vergünstigungen bei Flug- oder Hotelbuchungen, sowie in verschiedenen Restaurants. Andere Karten hingegen sind eher als sogenannte Shopping-Cards ausgelegt.

Wie der Name bereits erahnen lässt, so sind diese Karten besonders für Mitarbeiter geeignet die auch eigenständig Beschaffungen für das Unternehmen erledigen sollen. Das kann z.B. der Office Manager sein, der regelmäßig Bürobedarf organisieren muss, oder auch der Maler, der hin und wieder eigenständig Farbe oder sonstigen Equipment besorgen muss.

Abschließend stellt sich die Frage, ob der Mitarbeiter voraussichtlich jederzeit mit der Firmenkreditkarte zahlen wird, oder ob eher Barzahlung wahrscheinlich ist. Daraus ergibt sich, dass man bei der Beantragung einer Kreditkarte auch auf die Kosten für eine Barabhebung im Zielland achten sollte. Dabei gibt es teilweise erhebliche Unterschiede zwischen den verschiedenen ausgebenden Instituten.